Как заполняется записка-расчёт о предоставлении отпуска

Статья на тему: "Как заполняется записка-расчёт о предоставлении отпуска" с полным описанием тематики. Мы постарались раскрыть тему понятным языком. Если возникнут вопросы задавайте их дежурному консультанту.

Как заполняется записка-расчёт о предоставлении отпуска

Дата документа 01.02.2012
Метки Статья

ЗАПИСКА-РАСЧЕТ: РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

В этом номере журнала мы начинаем публиковать цикл статей, посвященных оформлению первичных учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Приказ № 173н) и подлежащих использованию органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями. В приказе содержится перечень унифицированных форм классов 03, 04 и 05 ОКУД.
В данной статье рассмотрим такой документ, как Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Рекомендации по заполнению Записки-расчета

Записка-расчет об исчислении среднего заработка оформляется при предоставлении отпуска, при увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Подробные рекомендации по ее заполнению утверждены Приказом № 173н.
Записка-расчет (ф. 0504425) используется в случаях, когда производится начисление выплат в пользу работников исходя из их среднего заработка в соответствии с действующим законодательством. К таким случаям могут относиться:

начисление компенсации за неиспользованные дни дополнительного отпуска по заявлению работника (ст. 125 Трудового кодекса РФ);
начисление компенсации при прекращении трудового договора вследствие нарушения правил заключения трудового договора, установленных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом, если это нарушение произошло не по вине работника (ст. 84 ТК РФ);
начисление выходного пособия при ликвидации учреждения, сокращении штата, призыве работника на военную службу, восстановлении в должности работника, ранее выполнявшего эту работу, отказе работника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора и в других случаях, в том числе предусмотренных коллективным договором (ст. 178 ТК РФ);
начисление компенсации руководителю учреждения, его заместителям и главному бухгалтеру при расторжении трудового договора в связи со сменой собственника имущества учреждения (ст. 181 ТК РФ);
начисление сумм оплаты учебных отпусков работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, и работникам, поступающим в образовательные учреждения (ст. 173 — 177 ТК РФ);

и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами.

Оформление первой страницы

На первой странице Записки-расчета (ф. 0504425) указываются:

номер и дата Записки-расчета;
наименование учреждения и структурного подразделения, код ОКПО;
наименование учредителя, главы по БК;
Ф.И.О. работника, его табельный номер;
вид отпуска (увольнения и других случаев);
реквизиты документа-основания;
дата начала и окончания отпуска (либо дата увольнения);
продолжительность отпуска;
период, за который предоставляется отпуск;
количество расчетных дней основного, дополнительного и иных видов отпуска.

Как правило, данные сведения заполняются работниками отдела кадров на основании соответствующего приказа о предоставлении отпуска работнику.
Согласно Приказу № 173н номер Записки-расчета о предоставлении отпуска должен соответствовать номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику. Из этого требования закономерно вытекает вопрос о нумерации записок-расчетов, составляемых в иных случаях (при увольнении, начислении иных компенсаций и т. п.). В таком случае учреждению целесообразно самостоятельно закрепить порядок нумерации записок-расчетов, при этом рекомендуется использовать суффиксы или префиксы. Например, можно установить следующие правила:

1. Номер Записки-расчета о предоставлении отпуска соответствует номеру приказа о предоставлении отпуска (Записка-расчет № 1, 2 и т. д.).
2. Номер Записки-расчета при увольнении соответствует номеру приказа учреждения об увольнении с суффиксом «у» (Записка-расчет № 1у, 2у и т. д.).
3. Номера Записок-расчетов (ф. 0504425), составляемых во всех прочих случаях, присваиваются по порядку с суффиксом «п» (Записка-расчет № 1п, 2п и т. д.).

Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется, как правило, соответствующим работником бухгалтерии на основании Карточки-справки (ф. 0504417). Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Пошаговое заполнение записки-расчета о предоставлении отпуска работнику форма Т-60 — образец и бланк для скачивания

Записка-расчет используется для надлежащего оформления всех начислений, которые положены работнику, уходящему в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Заполняется расчет отпускных обычно по унифицированной форме Т-60.

Данная форма позволяет отразить данные о предоставляемом очередном отдыхе и расчете отпускных сотруднику.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

По какой форме составляется?

Бланк форма Т-60 является унифицированным документом и утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 No1, но с января 2013 года данная форма не обязательна к применению, что следует из смысла Федерального Закона No402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Четкие сроки составления записки-расчета законодательством не регламентированы, но в соответствии с нормами трудового кодекса работодатель обязан произвести перечисления за отпуск не менее чем за 3 дня до его начала.

Читайте так же:  Материнский капитал на третьего ребенка

Документы основания

Отпуск может быть предоставлен сотруднику в соответствии с утвержденным на предприятии графиком отпусков либо по взаимной договоренности с работодателем на основании его письменного заявления, отпуск можно переносить и использовать в иные периоды.

После согласования периода отпуска формируется приказ о предоставлении отпуска сотруднику, после чего необходимо заполнить записку-расчет.

То есть основанием для оформления формы Т-60 является приказ руководителя.

В первую очередь, записку расчет о представлении отпуска берет в работу работник по кадровым вопросам.

Для указания необходимых сведений потребуется личное дело сотрудника.

Из личных данных выписывается вся важная информация: наименование должности, разряд, табельный номер, ранее предоставленные отпуска

Отпускные выплаты – это среднемесячная заработная плата. Эту сумму работодатель обязан выдать работнику, собравшемуся взять дни отдыха.

Для получения информации о доходах необходимы данные из личной электронной базы сотрудника, ведомости о выдаче заработной платы, а также приказы и остальные документы, согласно которым производились доплаты или надбавки.

Если работнику выплачивалась материальная помощь необходимо учитывать и приказы на эти выплаты. В том случае, если были удержания из дохода, то подтверждающими документами будут судебные решения или постановления соответствующих органов.

Как правильно заполнить?

Типовая форма Т-60 заполняется с двух сторон. Лицевая сторона бланка заполняется отделом кадров, обратная — бухгалтерией.

Оформление отделом кадров

Заполняется лицевая сторона записки-расчета Т-60.

Указывается полное наименование компании, с правой стороны вписывается код ОКПО, то есть отрасль работы предприятия. (по классификатору).

Документу должен быть присвоен индивидуальный регистрационный номер и дата его составления.

Далее заполняются личные данные о работнике:

  • Фамилия, Имя, Отчество (полностью);
  • его табельный номер;
  • цех или отдел, в котором работает сотрудник;
  • важно указать правильно наименование должности, чтоб оно соответствовало данным из личной карточки и совпадало со штатным расписанием).

Для исключения ошибок в заполнении нужно вычислить период его предоставления (за этот период берется календарный год, исходя из даты приема на работу), а также указывается дата начала и окончания (включительно). Данная информация представлена в приказе.

Ниже в форме Т-60 заполняется информация, если к основному отпуску добавляются дополнительные дни, которые работник использует на основании законодательства или они закреплены локальными актами организации. Такие отпуска также оплачиваются исходя из среднего заработка. В таблицу заносятся виды дополнительных отпусков, основания их предоставления и период.

После заполнения этих граф специалист по кадрам расписывается в нижней части бланки записки-расчета Т-60, указывает должность и передает записку в отдел бухгалтерского учета.

Бухгалтерией

На другой стороне расчетного документа Т-60 есть табличка с графами и строками, в которых пишутся месяца по порядку и сумма расчетов по каждому месяцу.

Строки обратной стороны бланка записки-расчета заполняются до месяца положенного отпуска. В конце таблички указывается общая сумма всех выплат. В верхней правой таблице необходимо указать сколько всего дней или часов приходится на расчетный период.

В верхней правой табличке указывается средний заработок в день, который рассчитывается по-разному, в зависимости от того в календарных или рабочих днях предоставляется отпуск.

Важно понимать, что размер среднего заработка получается методом деления общей суммы начислений на количество дней или часов.

Если оформляемые дни отпуска начинаются в одном месяце и заканчиваются в другом, то необходимо разбить отпуск на части, то есть в первом разделе таблицы «Начислено» будет указан один месяц, а в другом разделе другой месяц.

Каждая часть будет соответствовать одному месяцу, где необходимо указать общее количество в днях за первый, а затем за второй период и соответствующую выплату начислений.

Столбец «Другие начисления» в форме Т-60 заполняется в том случае, если работнику предоставляются дополнительные виды отпусков, по которым сумма указывается отдельно от основных дней.

В графе «всего» необходимо указать общее количество всех начислений.

В таблице «удержания» указываются все виды удержаний: подоходный налог, причиненный ущерб, взыскания по алиментам, удержания по решению суда и т.д. Вид удержания указывается бухгалтером собственноручно в каждом столбике.

В графе «всего» бланка записки-расчета заносят общую сумму всех удержаний. Сумма причитающихся выплат на руки рассчитывается путем вычитания итоговой суммы начислений от общей суммы удержаний.

Заполнив все бухгалтерские сведения ставится подпись с указанием должности.

Бланк и образец Т-60

Скачать бланк форма Т-60 — word.

Скачать образец заполнения формы Т-60 — word.

Как выглядит записка-расчет о предоставлении ежегодного отпуска в заполненном виде:

На многих предприятиях устанавливаются специальные компьютерные программы, которые содержат форму Т-60. Они заполняются автоматически при указании соответствующих данных на сотрудника.

После того как записка-расчет готова и согласована кадровой службой и бухгалтерским отделом, она прикладывается к зарплатным ведомостям в отдельную папку и храниться там по закону не менее 75 лет.

Работник имеет право в любое время воспользоваться этой информацией и сделать запрос о выдаче копии формы Т-60.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец

Работник уходит в отпуск: оформляем расчет отпускных

Отпуск — приятное во всех отношениях событие, но только не для работников бухгалтерии в сезон отпусков. В крупной компании рассчитывать отпускные приходится регулярно. Рассмотрим, как это происходит, на примере.

В ООО «Бригантина» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — именно она служит первичным документом в данной ситуации.

Как исправить ошибку, допущенную в первичном документе, смотрите в материале «Исправление ошибок в первичке: ФНС вводит новые правила» .

«Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» унифицированной формы Т-60 утверждена постановлением Госкомитета по статистике от 05.01.04 № 1. Скачать бланк формы Т-60 можно на нашем сайте:

ВАЖНО! Трудовым кодексом регламентирован порядок предоставления основных (ст. 114, 115) и дополнительных (ст. 116–119) отпусков, а также описаны особенности их предоставления (ст. 120–128).

Работник ООО «Бригантина» инженер Тарасов П. Г. с 24 мая уходит в отпуск на 28 календарных дней. Как бухгалтер заполнил справку-расчет Т-60, рассмотрим далее.

Читайте так же:  Сколько действует билет на электричку

Заполняем форму Т-60 и выплачиваем отпускные

Унифицированная форма Т-60 по сотруднику Тарасову П. Г. заполняется с учетом:

  • расчетного периода: с мая 2018-го по апрель 2019 года (12 календарных месяцев, предшествующих отпуску);
  • заработка работника за указанный период (в соответствии с постановлением Правительства от 24.12.07 № 922 о порядке расчета средней зарплаты).

Расчет среднего дневного заработка и суммы отпускных применяемая компанией система произвела в автоматическом режиме.

Дополнительно смотрите наши материалы:

Посмотреть и скачать заполненный образец можно на нашем сайте:

ВАЖНО! Рассчитанную сумму отпускных нужно выдать не позднее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

[1]

Отпускные Тарасову П. Г. были выплачены 21 мая, как и требуется по ТК РФ. Для этого бухгалтер оформил платежную ведомость унифицированной формы Т-53.

Расчет отпуска — серьезная процедура, от правильности проведения которой зависит сумма отпускных, а значит, и настроение отпускника. Для этого удобно использовать форму Т-60, образец заполнения которой можно скачать на нашем сайте.

Посмотреть, как оформляется отпуск в других ситуациях, можно в статьях:

[3]

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику

«Практическая бухгалтерия», 2008, N 6

Не за горами лето, близится долгожданный отдых, и практически у каждого бухгалтера возникает необходимость расчета, начисления и выдачи отпускных. В статье мы как раз и поговорим о тонкостях расчета и учета отпускных.

Для оформления и учета отпусков в зависимости от количества сотрудников применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а).

Для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска применяется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Трудовой кодекс РФ предусматривает установление продолжительности отпуска в календарных и рабочих днях.

Стандартный расчет отпускных

Обычно отпускные «измеряются» в календарных днях, но, если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, эти дни не оплачиваются, а отпуск продлевается.

Как правильно оформить записку-расчет, рассмотрим на примере.

Пример. 1. Работник собирается в отпуск на 28 календарных дней с 5 мая 2008 г.

На время отпуска попадает нерабочий праздничный день 9 мая, поэтому отпускные будут выплачены за 28 календарных дней, но фактически работник «отгуляет» 29 календарных дней, с 5 мая по 2 июня 2008 г., и выйдет из отпуска на работу только с 3 июня 2008 г. Расчетный период — 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск, — с мая 2007 г. по апрель 2008 г. включительно.

  1. Оклад работника в 2007 г. составлял 8000 руб., а с 1 января 2008 г. в связи с повышением зарплаты всем работникам организации оклад этого сотрудника стал составлять 10 000 руб. Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ежемесячно начисляются премии. Предположим, начисления выглядят следующим образом:
  • за май — декабрь 2007 г. — 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные за октябрь 2007 г. в размере 12 152,38 руб.; ежемесячная премия — 4916,52 руб.
  • за январь — апрель 2008 г. — 58 348,47 руб., в т.ч. больничный в феврале 2008 г. в размере 4605,64 руб., ежемесячная премия — 3810,71 руб.

Произведем расчет сумм, принимаемых для целей исчисления среднедневного заработка:

  1. из заработка за май — декабрь 2007 г. исключим отпускные: 114 232,38 — 12 152,38 = 102 080 руб.;
  2. производится корректировка заработка за май — декабрь 2007 г. с учетом повышения оклада с 1 января 2008 г. Корректирующий коэффициент равняется отношению нового оклада (тарифной ставки) к старому окладу (ставке). Таким образом, за май — декабрь 2007 г. корректирующий коэффициент равен 10 000 : 8000 = 1,25;

102 080 руб. x 1,25 = 127 600 руб.;

  1. из заработка за январь — апрель 2008 г. исключается сумма больничных: 58 348,47 — 4605,64 = 53 742,83 руб.;
  2. полученные суммы складываются:

127 600 + 53 742,83 = 181 342,83 руб.

Именно эту сумму будем принимать далее в числителе при расчете среднедневного заработка. При этом в графе 3 записки-расчета показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период.

Если применялся поправочный коэффициент, необходимо составить бухгалтерскую справку.

Потом, когда сумма начислений, принимаемых в расчет среднего заработка, определена, нужно посчитать количество календарных дней расчетного периода, на которые нужно делить сумму начислений. При этом надо учесть, что для целей расчета отпускных применяется «условное» число календарных дней в месяце — 29,4.

Следовательно, в случае, если расчетный период отработан полностью, т.е. работник за 12 месяцев, предшествующих отпуску, ни разу не был на больничном, не ходил в отпуск, не ездил в командировки и т.д., сумму начислений нужно разделить на 12 и на 29,4 — получится среднедневной заработок.

Если же расчетный период отработан не полностью, нужно поступить так:

  • за каждый полностью отработанный месяц взять по 29,4 дня;
  • за каждый не полностью отработанный месяц рассчитать условное количество календарных дней. Для этого необходимо разделить «условное» количество 29,4 на количество календарных дней соответствующего месяца и умножить полученный результат на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.
  1. В расчетном периоде работник с 1 по 28 октября 2007 г. был в отпуске, а с 11 по 20 февраля включительно был на больничном.
Видео (кликните для воспроизведения).

Следовательно, 10 месяцев расчетного периода отработаны полностью, а два месяца — не полностью. За полностью отработанные месяцы берется по 29,4 дня, т.е. всего 29,4 дн. x 10 мес. = 294 дня.

За не полностью отработанные месяцы производим дополнительные расчеты:

  1. в октябре всего 31 календарный день, из них с 1 по 28 октября работник был в отпуске, значит, на «отработанное время» приходится 31 — 28 = 3 календарных дня, поэтому для целей исчисления отпускных за октябрь 2007 г. принимается:

(29,4 дн. : 31 дн.) x 3 = 2,85 календарных дня;

  1. в феврале 2008 г. всего 29 календарных дней, при этом работник проболел с 11 по 20 февраля, т.е. всего 10 календарных дней, а потому на «отработанное время» приходится 29 — 10 = 19 календарных дней, поэтому при расчете среднего заработка для начисления отпускных за февраль принимается:
Читайте так же:  Куда пожаловаться на отсутствие горячей воды

(29,4 дн. : 29 дн.) x 19 = 19,26 календарных дня.

Таким образом, всего при расчете среднего заработка за расчетный период берется:

294 + 2,85 + 19,26 = 316,11 календарных дня (указывается в графе 4 записки-расчета). Если работнику установлен суммированный учет рабочего времени, то заполняется графа «Количество часов расчетного периода».

При заполнении графы 4 записки-расчета надо учитывать ежемесячные выплаты работнику (оклад, премия, надбавка) с учетом коэффициента корректировки, за исключением отпускных и больничных.

Некоторые сложности могут возникнуть с расчетом заработной платы за не полностью отработанное время. Покажем это на примере.

С мая по декабрь 2007 г. оклад сотрудника составлял 8000 руб., доплата за совмещение профессий — 800 руб. (10% от оклада), ежемесячная премия — 4916,52 руб. В октябре работник был в отпуске 28 дней. Рассчитаем причитающуюся ему зарплату за октябрь:

  • в октябре сотрудник отработал 3 дня, а всего рабочих дней было 23. Соответственно, работник получит зарплату на руки 8000 руб. x 3 / 23 дн. = 1043,48 руб., доплата за совмещение профессий 0,1% x 1043,48 руб. = 104,35 руб. Аналогичным образом рассчитывается зарплата за февраль, когда сотрудник 10 дней был на больничном. В этом случае работнику полагается зарплата 10 000 руб. x 10 / 20 дн. = 5000 руб. за 10 отработанных дней, а доплата составит 500 руб.

Теперь остается определить величину среднего дневного заработка и сумму отпускных. Для этого надо разделить сумму начислений за расчетный период (с учетом необходимых корректировок) на количество календарных дней, принимаемых к расчету за расчетный период, — получится среднедневной заработок — и умножить полученный результат на количество календарных дней отпуска. При выплате отпускных нужно не забыть, что отпускные облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.

Сумма начислений, принимаемая в расчет среднего заработка для исчисления отпускных, составляет 181 342,85 руб.

Количество календарных дней, принимаемых в расчет, составляет 316,11.

Поэтому сумма отпускных составит:

(181 342,85 руб. : 316,11 дн.) x 28 дн. = 16 062,76 руб.

При этом с суммы отпускных удерживается НДФЛ:

16 062,76 руб. x 13% = 2088,16 руб.

На руки работнику будет выдано 13 974,60 руб. (16 062,76 — 2088,16).

Унифицированная форма N Т-60

Оборотная сторона формы N Т-60

Расчет по рабочим дням

В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ предусматривает право отдельных категорий работников на отпуск, исчисляемый именно в рабочих днях. Например, работники, занятые на сезонных работах, имеют право на оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ). А работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев, могут рассчитывать на оплачиваемые отпуска или выплату компенсации при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ). Кроме того, возможно и установление дополнительных ежегодных отпусков в рабочих днях. Тогда сумма начислений, принимаемых в расчет, определяется так же, как и для отпусков, исчисляемых в календарных днях, только в знаменателе количество дней считается исходя не из условного числа 29,4, а из отработанных в расчетном периоде дней по календарю «шестидневки» (т.е. субботы условно считаются рабочими, а из расчета «выбрасываются» только воскресенья и нерабочие праздничные дни, ст. 139 ТК РФ и Положение N 922).

Считаем деньги на отдых сотруднику. Как правильно заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику, форма т 60?

В кадровой службе организации имеется большое количество документов, так или иначе влияющих на начисление заработной платы.

Одним из таких документов является записка-расчет, составляемая по четко оговоренным правилам, о которых мы и поговорим в дальнейшем.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79 . Это быстро и бесплатно !

Сущность и основания для составления

Такой документ, как записка-расчет, является необходимой составляющей оформления любого отпуска, будь то основной, дополнительный, социальный. Создается он для того, чтобы вычислить причитающиеся работнику за тот или иной отдых суммы.

Информация, которая вносится в записку-расчет, не на пустом месте возникает.

Взаимосвязь этих двух документов делает невозможным отсутствие одного из них.

Сама записка-расчет на отпуск составляется на бланке по форме № Т-60 и состоит из лицевой и оборотной части.

Лицевая – предназначается для информации, извлеченной из приказа, а оборотная – для расчетов бухгалтерии причитающихся работнику сумм.

Как правило, записка-расчет заполняется в кадровой службе работником, в чью компетенцию это входит, а образец заполнения представлен в конце данной статьи.

Хранится записка-расчет, после того, как надобность в ней исчезла, в службе кадров, если у них есть специализированное помещение, или архиве организации.

Образец заполнения

Лицевая часть документа, по обыкновению, не вызывает вопросов. Ведь если приказ был составлен правильно, то остается лишь перенести из него сведения в записку-расчет. А вот об оборотной стороне, заполняемой бухгалтерией, необходимо поговорить поподробнее.

Далее будут приведены названия граф записки-расчета с кратким описанием данных, которые туда вносятся:

А во время возможных проверок этот неприятный факт может обернуться большими проблемами.

И, в связи с этим, лучше не допускать такой погрешности.

Записка-расчет – документ, без которого не обойтись всем организациям, вне зависимости от их структуры, штатной численности и т.п. Она важна, поэтому лишний раз обратите свое внимание на оформление этого документа. Это может сослужить большую службу во время осуществления вами трудовых функций.

Скачать бланк записки-расчета о предоставлении отпуска работнику форма т 60, вы можете тут .

Скачать образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику форма т 60, вы можете здесь.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Читайте так же:  Статья 80 тк рф об увольнении сотрудника по собственному желанию без отработки

При предоставлении сотруднику отпуска, кадровая служба совместно с бухгалтерией должны составить записку-расчет о его оформлении. Этот бланк является подтверждающим документом факта предоставления работнику в соответствии с законодательством положенного ему времени отдыха. Кроме этого, он необходим бухгалтеру, чтобы осуществить расчет оплаты времени отпуска.

Порядок применения записки расчета о предоставлении отпуска

После оформления приказа о предоставлении отпуска и ознакомлении с ним сотрудника, менеджер по кадрам заполняет на него специальный документ под названием записка расчет о предоставлении отпуска работнику. Его необходимо оформлять на каждого работника отдельно.

Предприятия, в зависимости от положений своей учетной политики, могут применять данный документ или нет. Для этого в компании могут использовать унифицированную форму, которая утверждена соответствующим актом Госкомстата.

Многие специализированные программы содержат документ форма т 60. Он заполняется автоматически при расчете отпускных.

Выписывается документ на основании соответствующего приказа. Лицевая сторона по своей сути представляет дублирование его содержания. После этого инспектор по кадрам передает его для расчета начислений в бухгалтерию, подтвердив достоверность указанных сведений своей подписью.

Бухгалтер производит выборку всех необходимы данных, которые он вносит с обратной стороны. Далее, используя вышеупомянутые сведения, счетный работник производит расчет, и соответствующую информацию заносит в записку. В ней бухгалтер-расчетчик указывает не только начисленную сумму, но и денежные средства на руки. Правильность заполненных сведений с оборотной стороны заверяется подписью расчетчика. На ее основе заполняются расчетно-платежные и платежные ведомости.

Порядок заполнения формы № Т-60

Лицевая сторона

Специалист кадровой службы заполняет личные данные работника, его табельный номер, должность, название подразделения, в котором он работает.

Далее нужно указать за какой период оформляется отпуск, его продолжительность и даты начала и окончания времени отдыха. Если сотруднику положен дополнительный отпуск, ниже записывается информация о его виде, коде, продолжительности, датах, основаниях.

После этого лицевую сторону формы Т 60 подписывает кадровый работник с расшифровкой его должности и Ф.И.О.

Оборотная сторона

В следующей части расчетчик заполняет все необходимые ведения о начислении: периоды, количество дней отпуска, суммы отпускных, начисляемые из фонда заработной платы и других источников. При этом сумма отпускных определяется как произведение значения столбца 6 на 7, и 6 на 11.

[2]

Графа 15 равна итоговой сумме столбцов 8, 9, 10, 12, 13, 14.

В последней таблице рассчитываются удержания, производимые с сумм отпускных (НДФЛ, алименты и т. д.). В графе 23 указывается размер суммы, причитающейся работнику к выплате на руки, которая определяется как разница между значениями столбцов 15 и 22.

Эту же сумму необходимо расписать прописью ниже, а также указать реквизиты платежных документов — дату и номер.

При расчете отпускных не учитываются суммы, для определения которых производился расчет среднего заработка (отпуск, командировка, выполнение государственных обязанностей). В этом случае, если начисления были единственными в каком-то из месяцев, ставится прочерк.

Скачать бланк формы Т-60

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма т-60 бланк.

Скачать бланк формы Т-60 в формате Excel.

Образец заполнения формы Т-60 скачать.

Оформление записки расчета о предоставлении отпуска сотруднику

Любой трудоустроенный гражданин имеет право на отдых. Но прежде чем он отправится в отпуск, компания обязана выплатить отпускные.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Расчёт и перечисление денег происходит после заполнения всех нужных бумаг, без которых получение отпускных становится невозможным.

Что это за документ?

Записка расчёт является утверждённой на государственном уровне унифицированной формой Т-60.

Документ применяется в нахождении размера отпускных, на которые имеет право сотрудник.

Политика предприятия может использовать и собственный бланк, утверждённый соответствующим приказом.

В каких случаях оформляется?

Отдых предоставляется на основании установленного графика и заявления сотрудника.

Оформляется это время соответствующим распоряжением, после чего бухгалтер выписывает записку расчёт на имя сотрудника.

Применяется ли при увольнении сотрудника?

Процесс оформления расчёта отпускных от определения окончательного размера зарплаты при увольнении немного отличается, но записка расчёт заполняется обязательно.

Здесь применяется форма Т-61, которая была создана специально для этих целей.

Составлением документа занимаются сразу две службы — бухгалтерия и отдел кадров.

На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.

Обязательна ли?

Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.

В нём сказано, что указанные бланки первичной отчётности по учёту рабочих часов и расчётов с сотрудниками должны заполнять все предприятия независимо от вида собственности, работа которых ведётся на территории России. При этом с бюджетных компаний Правительство снимает эти требования.

Здесь можно сделать вывод только о том, что бюджетные предприятия не используют данные формы учёта, в то время, как и для других компаний в постановлении также отсутствует прямое указание на обязательность их использования.

Правила записи в трудовой книжке при увольнении вы найдете тут.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2019 году?

Перед тем как заполнить бланк Т-60, важно обратить внимание на следующие моменты:

  • Документ имеет большую ценность, поскольку выполняет роль подтверждения суммы расходов и будет обязательно учитываться в спорной ситуации с работником налоговой инспекции. Если компания проигнорирует записки расчёта даже при наличии приказа на отпуск, её расходы будут непризнанными.
  • Во время расчётов нельзя допускать ошибок. Так как рабочий год не всегда совпадает с календарным, поскольку он запускается с момента официального принятия работника в штат компании, не стоит включать праздничные сутки в количество рассчитываемых дней.
  • В отпускной стаж не приравнивается отдых без содержания, начиная с 15-го дня, и по уходу за ребёнком, о чём говорится в ст. 121 ТК России.
  • Форма применяется предприятиями, работающими на общей либо упрощённой системе налогообложения.
  • Форма может заполняться в письменном и электронном виде, на основании всех требований.
Читайте так же:  Льготы многодетным семьям

Порядок и правила заполнения

Заполняется записка расчет о предоставлении отпуска работнику с двух сторон. С первой страницей работает кадровик, со второй — бухгалтер, и он же обозначает здесь все расчёты.

Лицевая сторона

  • Лицевая сторона документа заполняется кадровым сотрудником. Здесь вносится информация, указанная в выданном распоряжении на отпуск.
  • Указывается полное название организации и её код ОКПО. Данные записываются в верхней части бумаги. В нижней области фиксируется порядковый номер документа и дата его составления.
  • После в соответствующей строке вписываются полные инициалы сотрудника, на имя которого составляется записка расчёт, его табельный идентификатор, занимаемая должность и наименование структурного подразделения.
  • Проставляется временной период, за который будут выплачиваться отпускные, его продолжительность, время начала и его окончания.
  • Если работнику на основании специальной оценки трудовых условий по закону положены несколько дополнительных дней отпуска, указывается его срок, после чего заполняется таблица. В ней фиксируются соответствующие сведения, такие как название отдыха, его длительность, время начала и окончания, а также основания предоставления.
  • Последним пунктом на лицевой странице заполняется общее количество отпускных дней, после чего уполномоченное лицо указывает свою должность и подписывает документ.

Обратная сторона

  • Заполнение второй стороны начинается с раздела «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице на каждой сроке вносятся данные за предыдущие 12 месяцев — месяц, год и сумма за данный промежуток, которая была взята за основу во время расчёта средней оплаты труда (графа 3). В конце указывается суммарный итог.
  • В таблице с правой стороны проставляется число суток (графа 4) либо часов (графа 5), за которые осуществляется расчёт, после чего выводится среднее число заработка (графа 6).
  • Следующей на очереди идёт таблица «Начислено», состоящая из двух пунктов, соответствующих нынешнему и дальнейшему месяцу начислений с аналогичными частями. Так, в пунктах 7 и 11 указывается количество календарных отпускных суток, затрагивающие данный месяц, в столбцах 8 – 10 и 12 –14 — размер начислений, когда выплаты осуществляются за счёт различных источников. В части 15 указывается суммарный итог.
  • В строке, которая располагается немного ниже, обозначается сумма к выплате прописью, идентификатор и время заполнения платёжного поручения, по которому она была предоставлена на руки.

Дают ли отпуск отцу при рождении ребенка? Читайте здесь.

Обязательно ли уведомление об отпуске? Узнайте тут.

Кто заполняет?

Заполнением записки расчёта занимается отдел кадров вместе с приказом отправления на отдых.

Законодательство не предусматривает конкретных сроков предоставления документа.

Работник обязан обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением за трое суток до отправления в отпуск, и в течение этих дней он должен получить причитающееся ему финансирование.

Хорошо, если должностные лица занимаются оформлением записок приказов сразу после получения соответствующего распоряжения от руководства.

Во время его заполнения сотрудники отмечают все дни отпусков, которые оплачивает работодатель — как ежегодные, так и дополнительные, а также промежуток времени, за который они причитаются.

По закону за один рабочий месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Затем он визирует заявление личной подписью и направляет его для осуществления расчётной операции бухгалтеру компании.

Выборкой всех нужных для определения данных о размере отпускных, к которым относятся показатель заработной оплаты труда, доплат и иных видов поощрений, выполняет бухгалтер-расчётчик. После этого он находит среднедневной размер заработка, опираясь на число отпускных суток, и приступает к расчётам общего размера отпускных.

Кто подписывает?

Форма обязательно подписывается тем работником бухгалтерии, который занимался составлением документа. Кроме подписи, на бумаге указывается фамилия.

Пример заполненного документа:

Бланк можно скачать здесь.

Куда подшивать?

В записке расчёте обязательно отмечаются реквизиты платёжных документов на предоставление либо перечисление финансов.

Сразу после того как бланк подписывается бухгалтером, его подшивают к расчётным ведомостям за указанный временной промежуток.

Где и сколько хранится?

Срок хранения заполненных бумаг — 5 лет.

Унифицированные формы Т-60 и Т-61 компания обязана сохранять в своей базе на протяжении 75 лет, в том случае, если она не имеет лицевые счета. При этом вся информация может сохраняться в электронном формате.

Право на отпуск даётся всему рабочему персоналу, включая руководство компании. Исключением является только неофициальное трудоустройство.

Стандартизированные форматы записок расчёта имеются практически во всех специальных программах. Если бухгалтер периодически обновляет данные, обычно бланк выписывается в автоматическом режиме.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Чайковская, Ольга Закон и человеческое сердце / Ольга Чайковская. — М.: Московский рабочий, 2016. — 152 c.

  2. Розен, Александр Последние две недели. Прения сторон / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Москва, 2016. — 528 c.

  3. Комментарий к Федеральному закону «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (постатейный). — М.: Деловой двор, 2011. — 120 c.
  4. Поттешер, Ф. Знаменитые судебные процессы / Ф. Поттешер. — М.: Прогресс, 2013. — 302 c.
Как заполняется записка-расчёт о предоставлении отпуска
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here