Как правильно оформить трудовую книжку

Статья на тему: "Как правильно оформить трудовую книжку" с полным описанием тематики. Мы постарались раскрыть тему понятным языком. Если возникнут вопросы задавайте их дежурному консультанту.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Работники, ведущие активную деятельность, как положительную, так и отрицательную, а также их работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Два документа о стаже одновременно работник иметь не может, поэтому в случае утери ему выдается дубликат, а завести вторую трудовую, даже если закончилась первая, — нельзя. Также нельзя продолжать записи о работе в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел о заполнении вкладышей в этот документ. Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, требования о вклейке и другие условия. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

  • «Сведения о ­работе» — насчитывает 9 ­разворотов,
  • «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распрастраняются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель должен поставить в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, ведь дополнений может быть несколько (но не одновременно). Выглядит образец записи «Выдан вкладыш» в трудовую книжку следующим образом:

Если штампа в хозяйстве организации нет, можно написать информацию от руки шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно должны быть указаны серия и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки должны быть четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку:

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки должен заниматься именно тот работодатель, у которого она закончилась. Именно его печатью должен быть заверен новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и может привести к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника также указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно должна быть сделана запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Поэтому его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его обязательно нужно вшить в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому можно сделать это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах должна быть сделана под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).

Правила и образец оформления трудовой книжки в 2019 году

Трудовая книжка – это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина. С его помощью работодатель может оценить сотрудника, принять решение о его приеме на работу и произвести официальное трудоустройство. Трудовая книжка является основанием для назначения льгот, пособий и т.д.

Содержание трудовой книжки

Выдача трудовой книжки – это одна из обязанностей работодателя. На основании изданного им приказа назначается сотрудник, уполномоченный вести их учет и хранение. В случае утери документа, ответственность будет нести кадровый специалист, отвечающий за их ведение, либо сам работодатель.

В трудовую книжку заносятся сведения:

  • О работнике;
  • О работе, на которую он принят;
  • О переводах (внутри штата/за его пределы);
  • Об увольнении (по собственному желанию/в случае неисполнения трудовых обязанностей/при сокращении численности штата);
  • О поощрениях.

Важно, что правила оформления трудовой книжки 2019 года не подразумевают внесения в документ сведений о взысканиях в отношении гражданина. Исключением является взыскание в форме увольнения за неоднократное нарушение или неисполнение трудовых обязанностей.

Правила при оформлении трудовой книжки

Правила оформления трудовой книжки:

  1. Нумерация. Каждая запись, вносимая в документ, должна быть пронумерована в сквозном порядке.
  2. Язык. Все сведения, указываемые в трудовой книжке, вносятся на русском языке. Если работодателем является иностранный филиал (представительство), то текст должен быть продублирован на русском языке.
  3. Сокращения и даты. Запрещается использовать сокращения (исключением является сокращенное наименование работодателя). Все даты записываются в установленном формате – ДД. ММ. ГГГГ.

Вся вносимая в документ информация должна быть заверена печатью работодателя, иначе она не будет признана действительной. Для внесения записей разрешается использовать чернила синего, фиолетового или черного цвета.

Подробно про оформление трудовой книжки смотрите в видео

Внесение записи в трудовую книжку

Правильное оформление трудовой книжки:

  1. Титульный лист. Заполняется первым работодателем, включает следующие сведения:
    • Полные ФИО работника. Не допускается использование инициалов. В качестве образца работодателем может использоваться паспорт сотрудника, водительское удостоверение или военный билет;
    • Дату рождения;
    • Образование (на основании диплома либо аттестата);
    • Профессию, рабочую специальность;
    • Дату оформления. Писать необходимо числами, исключением является указание месяца – его можно прописать буквами;
    • Печать. Она необходимо для заверения указанных сведений.
Читайте так же:  С кем и по каким правилам работодатель заключает срочный трудовой договор

  • Данные о трудовой деятельности гражданина. В этом разделе указывается информация о приеме его на должность, переводе на другую работу или увольнении. Страница содержит 4 графы:
    • Номер внесенной записи;
    • Дата её написания;
    • Наименование компании, занимаемая должность;
    • Реквизиты документа, являющегося основанием для записи.
  • Сведения о достижениях и полученных наградах. Указывается информация о присвоенных сотруднику званиях, получении грамот или дипломов и т.д. Важно, что они должны быть предусмотрены ТК РФ либо условиями коллективного договора. Содержание страницы:
    • Порядковый номер записи, дата её внесения;
    • Наименование работодателя, занимаемая сотрудником должность, вид его награждения;
    • Номер приказа, в соответствии с которым осуществляется поощрение, дата его составления.
  • Правила оформления трудовых книжек в 2019 году регламентируют порядок внесения записей о восстановлении в прежней должности, увольнении с места работы или смерти гражданина.

    Если сотрудник был уволен на незаконном основании, то он имеет право обращения с исковым заявлением в суд. При обнаружении достаточных оснований иск удовлетворяется, а работодатель обязан восстановить работника на той должности, с которой он был уволен. Для этого кадровый специалист аннулирует запись об увольнении из трудовой книжке.

    При расторжении трудового договора издается Приказ об увольнении работника. Его номер должен указываться в трудовой книжке, а дата издания совпадать с днем внесения соответствующей записи.

    Внесение отметки об увольнении сотрудника:

    • Дата расторжения договора (днем увольнения сотрудника является последний день, когда он выполняет рабочую функцию);
    • Информация о причинах увольнения. Если основанием является определенная статья ТК РФ , то на неё указывается ссылка;
    • Реквизиты Приказа об увольнении.

    Все перечисленные сведения удостоверяются печатью организации, подписью уполномоченного сотрудника и увольняемого работника.

    Если расторжение трудового договора происходит по причине смерти сотрудника, то в трудовой книжке указывается о прекращении его действия по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Документ должен содержать дату смерти в соответствии со Свидетельство о смерти. Поле, предназначенное для подписи работника, не заполняется.

    Исправление ошибок

    Требования к оформлению трудовой книжки соблюдаются не всеми работодателями, поэтому нередки ситуации, когда в документ вносятся ошибочные сведения.

    Порядок действий по их исправлению:

    1. Указание номера записи.
    2. Дата внесения информации.
    3. Запись о том, что ранее внесенные сведения не являются действительными.
    4. Указание достоверных данных.
    5. Реквизиты документа, используемого в качестве основания для исправлений.

    Зачеркивать неверно указанную информацию запрещается, необходимо сделать запись недействительной.

    Оформление вкладыша

    Если свободные страницы в трудовой книжке закончились, потребуется вшить в неё специальный вкладыш. Его заполнение осуществляется аналогично с оформлением трудовой книжки, никаких отличий не имеется. Особенности вшивания вкладыша не установлены законодателем. Обычно работодателем используются для этого жесткие нити. Сам вкладыш крепится в конце трудовой книжки, затем заверяются печатью и используется для внесения информации.

    Как правильно оформить трудовую книжку

    С человека, поступающего на работу впервые, возьмите заявление об оформлении трудовой книжки.

    • Генеральному директору ООО «Альфа»
    • Иванову И.И.

    от Жихловина П.А.

    Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с трудоустройством впервые.

    Заполняйте трудовую книжку шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета. Все слова пишите полностью — сокращения запрещены п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек .

    Начните с титульного листа. Ф.И.О. и дату рождения работника перепишите из паспорта.

    Запись об образовании и профессии делайте на основании диплома или аттестата. Если у человека диплом бакалавра, в строке «Образование» напишите: «высшее — бакалавриат», а в строке «Профессия, специальность» — направление подготовки п. 2.1 Инструкции .

    Поставьте дату заполнения, печать, распишитесь и дайте расписаться работнику. Не ставить печать можно, только если у компании ее вообще нет п. 2.2 Инструкции .

    Перейдите к разделу «Сведения о работе». Если работник ранее проходил военную службу, в первой строке сделайте запись о службе, а уже затем — запись о приеме на работу. Если нет — сразу сделайте запись о приеме на работу п. 21 Правил ведения трудовых книжек .

    Правила оформления трудовой книжки

    Зачем нужна трудовая книжка?

    Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

    она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

    позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

    содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

    Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

    Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

    С какого возраста можно устроиться на работу?

    Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

    Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

    В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

    Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

    Как получить бланк книжки?

    Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

    Где закреплены правила оформления трудовой?

    О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

    Какие документы нужны для оформления бланка?

    Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

    — паспорт или свидетельство о рождении;

    — диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

    Эти данные указываются на титульном листе документа.

    Как оформить трудовую книжку впервые образец

    Как должен оформляться бланк?

    Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

    Читайте так же:  Заявление на закрытие ип в фсс как работодателя

    Какая информация указывается на титульном листе?

    На титульном листе указывается следующая информация:

    Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

    В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

    Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

    Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

    Правила и особенности оформления трудовой книжки

    Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.

    Оформление первой трудовой книжки

    Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.

    Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:

    1. в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника;
    2. специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании);
    3. дату заполнения книжки;
    4. подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.

    Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.

    Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).

    [1]

    Как оформляется трудовая книжка

    Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.

    1. указать номер записи по порядку;
    2. проставить дату записи;
    3. сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке;
    4. после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью;
    5. указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.

    Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.

    Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.

    Исправления и изменения в трудовой книжке

    При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.

    Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.

    Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.

    Подшивка вкладыша

    Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.

    Оформление дубликата

    Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.

    В дубликате указываются:

    • сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю;
    • сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.

    [2]

    Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.

    Оформление сведений о работе по совместительству

    Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.

    Оформление перевода на другое постоянное место работы

    Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.

    На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.

    Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.

    Выдача трудовых книжек

    Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.

    С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.

    Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.

    Читайте так же:  Возврат качественного технически сложного товара

    Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.

    Правильное применение печатей

    Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.

    Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.

    Особенности оформления трудовых книжек у ИП

    В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.

    При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.

    При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.

    Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.

    Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).

    Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».

    Правила и особенности оформления трудовой книжки : 1 комментарий

    В графе 2 указывается дата приема на работу, а не дата внесения записи (п. 3.1 Постановления Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219). Просьба загрузить видео с верной информацией.

    Как правильно (на какую дату) оформить дубликат трудовой книжки?

    Сотрудница 11.11.2013 запросила трудовую книжку для предъявления в Пенсионный фонд России для подтверждения трудового стажа для начисления пенсии по старости. После посещения Пенсионного фонда России трудовая книжка ею была утеряна. Сотрудница работает в организации с 11.01.2006. 26 февраля 2016 года ею в Пенсионном фонде России получены Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-6) по состоянию на 01.01.2016. Тогда же ею написано заявление о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утраченной.

    Как правильно (на какую дату) оформить дубликат трудовой книжки?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Процедура выдачи дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее чем через 15 дней после подачи работником заявления. В качестве даты заполнения дубликата трудовой книжка следует указать реальную дату внесения сведений в титульный лист дубликата трудовой книжки.

    Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила)). Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

    Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. В соответствии с этой нормой лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.

    Таким образом, независимо от того, когда именно была утрачена трудовая книжка, оформить дубликат трудовой книжки работодатель вправе только после обращения работника. Так, если 1 января 2016 года работница обратилась к работодателю с заявлением об утрате трудовой книжки и с просьбой о выдаче ее дубликата, то не позже 16 января 2016 г. работодатель должен выдать работнику такой дубликат.

    При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в том числе представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца. При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее — Инструкция).

    При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат», а также указываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции.

    На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. В рассматриваемом случае дата заполнения дубликата трудовой книжки не может быть более ранней, чем 01.01.2016, поскольку именно в этот день работник обратился с соответствующим заявлением. Работодателю следует указать реальную дату заполнения трудовой книжки, даже если срок, установленный п. 31 Правил, был нарушен работодателем.

    Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

    Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

    Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы в следующем порядке:

    Читайте так же:  Алименты в твердой денежной сумме судебная практика

    — в графе 2 указывается дата приема на работу;

    — в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

    — в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

    — в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

    В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

    В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

    Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-5) и пр. Представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Каменщиков Александр

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Комарова Виктория

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Как завести трудовую книжку?

    Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже всех работающих граждан на территории Российской Федерации. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы нормами трудового законодательства, носящими императивный характер. Настоящая статья посвящена гражданам, которые трудоустроились к своему первому работодателю или только собираются трудоустроиться и задаются вопросом, как получить трудовую книжку впервые.

    Трудовая книжка

    Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает все организации, а также индивидуальных предпринимателей, которые используют наемный труд работников, к ведению учета трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, трудящихся у них на основной работе по найму более 5 дней. Документом такого учета является трудовая книжка.

    Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

    • в Правилах от 16 апреля 2003 года (далее – Правила);
    • в Инструкции от 10 октября 2003 года (далее – Инструкция).

    Как завести трудовую книжку

    На основании пункта 8 Правил работодатель обязан произвести оформление трудовой книжки вновь принятому работнику до истечения одной недели с даты его трудоустройства. Этот документ оформляется кадровой службой предприятия (при наличии) в присутствии работника.

    Обращаем внимание на то, что на оформление трудовой книжки впервые заявление не требуется. Образец бланка трудовой книжки предусмотрен Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н (далее – Порядок).

    Как следует из пунктов 42, 44 Правил, необходимость наличия должного количества бланков трудовой книжки возложена на работодателей. Трудовые книжки хранятся работодателем как документы строгой отчетности, а их выдача производится по заявке от кадровой службы.

    Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд случаев, когда от вновь принятого работника может понадобиться заявление об отсутствии трудовой книжки (образец можно посмотреть здесь). Среди них утрата этого документа, повреждение или иные причины, по которым трудовая книжка отсутствует (статья 65 ТК РФ). В соответствующем заявлении работник должен указать, что именно явилось причиной такого отсутствия.

    Роструд в Письме от 30 апреля 2004 года разъяснил порядок действий работодателя в такой ситуации. При получении указанного заявления от работника ему надлежит оформить трудовую книжку с занесением в нее всех необходимых сведений о трудовой деятельности и стаже работника до момента трудоустройства к данному работодателю. Такие сведения работнику необходимо подтвердить документально. Общий стаж трудовой деятельности суммируется без уточнения лиц, времени работы и занимаемых за это время должностей.

    Работнику важно знать, что оформление для него трудовой книжки бесплатным не является.

    На основании пункта 47 Порядка (по общему правилу) выдача этого документа сопровождается возмещением со стороны работника соответствующих затрат работодателя на приобретение бланка трудовой книжки.

    [3]

    Если же работник утратил трудовую книжку в период работы у данного работодателя, он обязан сообщить ему об этом путем подачи соответствующего заявления. В этом случае работнику выдается дубликат трудовой книжки (пункты 31, 32 Правил).

    Порядок оформления дубликата подробным образом описан в пункте 7.2 Инструкции.

    Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция

    Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки закреплена за работодателем. Документ служит подтверждением общего и специального стажа для расчета пенсионных выплат. Какие сведения отражаются в трудовой книжке, где она хранится, как вносятся изменения в документ, какие особенности существуют в отношении занятости в ИП, подробно в этом материале.

    Структура и содержание трудовой книжки

    Понятие трудовой книжки содержится в ст. 66 ТК РФ . Документ оформляется один раз и в него вносятся записи на протяжении всей жизни работника. Ведется формуляр только сотрудниками кадровой службы или ответственными лицами при отсутствии такого отдела – индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

    Оформление документа осуществляется на бланке строгой отчетности. Если пустые поля в трудовой книжке закончились, то прикладывается вкладыш по той же форме. В трудовой книжке фиксируются сведения:

    • На корочке прописываются документы, на основании которых вносятся изменения в личные данные сотрудника. При смене фамилии это может быть свидетельство о браке и удостоверение личности. Если персональные данные в течение всего срока исполнения трудовых обязанностей не меняются, то эта сторона остается незаполненной.
    • На титульном листе фиксируется полное Ф. И. О. гражданина, дата рождения, профессия, информация об образовании. Записи заверяются синей печатью организации, оформившей первично документ. При утере или повреждении трудовой книжки – по текущему месту работы.

    Заполненный титульный лист трудовой
    • Сведения о трудовой занятости, включая даты приема и увольнений с указанием приказов, на основании которых внесены записи. Информация о переводах на другую должность или место деятельности. Правовое основание для внесения записи — ссылка на статью Трудового кодекса РФ при прекращении отношений с работодателем. К примеру, ст.77 ТК РФ «Увольнение по собственному желанию». Записи обязательно сопровождаются датами в формате ХХ. ХХ. ХХХХ. Каждому заполненному полю соответствует порядковый номер, делают заверение синей печатью организации или ИП, с которыми заключен договор, и подписью руководителя либо ответственного работника кадрового отдела.
    Читайте так же:  8 нюансов составления расписки при получении трудовой книжки

    • Дополнительно указываются даты и номера приказов о поощрениях или назначенных награждениях.

    Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

    Трудовые книжки печатаются на специальных бланках утвержденного образца.

    На предприятии в отношении хранения документов строгой отчетности на работников устанавливаются следующие требования:

    • ответственность за содержание и обеспечения сохранности трудовых книжек лежит на работодателе;
    • находится формуляры должны в несгораемом шкафу;
    • доступ к бланкам получают только ответственные лица, которым передается ключ от шкафа;
    • каждая выемка документов осуществляется при внесении соответствующей записи в журнал строгой отчетности с указанием даты и Ф. И. О. сотрудника.

    Правила учета трудовых книжек и их хранения детально прописаны в Постановлении Правительства №225 .

    Оформление и выдача документа

    Выдача формуляра и его первичное оформление, а также ведение трудовых книжек осуществляется для сотрудников следующих категорий:

    • при заключении трудового договора на постоянную занятость;
    • при принятии в штат на временной основе;
    • при выполнении сезонных работ, если место трудовой занятости является основным;
    • при принятии работника на работу по договору на оказание услуг, если осуществляются отчисления в социальные фонды;
    • при заключении договора на внутреннее совместительство, при внешнем – работы в других организациях ИП оформление и хранение трудовой книжки не предусмотрено.

    Порядок учета трудовых книжек

    Если работник ранее был трудоустроен официально, то он должен предоставить по новому месту занятости документ о стаже на хранение в кадровый отдел.

    При принятии формуляра кадровый работник проверяет формуляр на подлинность, сверяет личные данные, вносит запись с указанием даты и номера приказа о принятии на работу, проставляет печать принявшей сотрудника организации.

    Ведет реестр трудовых книжек отдел кадров при заполнении журнала. При передаче документов на предприятие проставляется дата и подпись ответственного лица в принятии формуляра на хранение в кадровый отдел предприятия.

    Зачем оформлять трудовую книжку

    Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.

    Оформление трудовой книжки: правила и сроки

    При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.

    Если бланк строгой отчетности был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.

    Копии трудовых книжек

    Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.

    Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

    В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.

    Основания для записей

    Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:

    • титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения;
    • свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника;
    • приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.

    Грамматические нюансы

    Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.

    Рядом следует внести правильную информацию, если она касается даже технических моментов, как неправильная нумерация записей в трудовой книжке либо ошибки в Ф. И. О. работника, наименовании специальности.

    Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

    Поправки в трудовую книжку вносятся кадровым работником или руководителем предприятия. Существуют общие правила:

    • производится зачеркивание сведений одной горизонтальной линией;
    • вносится верная информация;
    • проставляется синяя печать организации и подпись ответственного лица.

    Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

    Сведения о трудоустройстве руководящего состава компании вносятся кадровым отделом, при его отсутствии – самим директором или индивидуальным предпринимателем.

    Выдача трудовой книжки после увольнения работника

    При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.

    При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.

    Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.

    Если работодатель – индивидуальный предприниматель

    Трудовая книжка заводится независимо от того, в каком статусе находится работодатель – организации или ИП. Правила ведения записей в бланке строгой отчетности не зависит от формы создания предприятия.

    На сотрудников индивидуальное предприятие также обязано делать отчисления в социальные фонды, в связи с этим страховые выплаты идут на формирование пенсии. Документ предоставляется для подтверждения стажа в ПФ РФ.

    Законодательная база

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Правила выдачи и ведения трудовых книжек, их хранения закреплены в нормативной базе, действующей в 2018 году:

    Источники


    1. Теория государства и права. В 2 частях. Часть 1. Теория государства. — М.: Зерцало-М, 2011. — 516 c.

    2. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.

    3. Ваш домашний адвокат. Экстренная юридическая помощь. Советы Юриста. — М.: Мир книги, 2016. — 448 c.
    4. Научные воззрения профессоров Пионтковских (отца и сына) и современная уголовно-правовая политика. — М.: Статут, 2014. — 432 c.
    Как правильно оформить трудовую книжку
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here